KYOCERA CS 620 Manuale utente

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5-1

Informazioni generali per l’utente

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del

Data Security Kit (B) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni

relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di

utilizzare il kit di sicurezza.

Informazioni sul kit di sicurezza

La fotocopiatrice memorizza temporaneamente il documento originale, che

viene letto come dati elettronici, sul suo disco rigido. La stampa viene eseguita

utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati

continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono

sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni

riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino

dei dati memorizzati.

Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati, i dati che non sono necessari, e

l’area di memorizzazione dati dove i dati sono stati cancellati per garantire che

i dati non possano più essere ripristinati. La sovrascrittura viene eseguita

automaticamente, senza l’intervento dell’utente.

Dati non protetti

Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più utili una volta stampati e i

dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è responsabile

del mantenimento dei dati prima della loro stampa o dei dati memorizzati prima

della cancellazione.

5

It

a

li

ano

5-2

Informazioni generali per l’utente

I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Processo memorizzato (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)

• Processo con codice permanente (Funzione di stampa)

5-3

Informazioni generali per l’utente

Visualizzazione durante la sovrascrittura

Importante!

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante

la sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

Nota • Spegnendo la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, tutti i dati non

ancora sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso,

occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione

della macchina.

• In rari casi, una volta spenta la fotocopiatrice durante la sovrascrittura,

l'icona dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la

sovrascrittura potrebbe non essere più possibile perché durante la

sovrascrittura i dati si sono corrotti. La fotocopiatrice è ancora in grado di

sovrascrivere i dati che non sono più necessari una volta stampati, tuttavia

contattare l’amministratore, che è responsabile del funzionamento e della

sicurezza della fotocopiatrice, per ripristinare il normale funzionamento

della sovrascrittura.

Visualizzazione

icona

Dettagli

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso

I dati vecchi sono stati sovrascritti.

Pronta a copiare.

A4

Form. Carta Impos

4-in-1

Cancella

Margine

Sinistro

ProgrammaFunzioneScelta uten.

Base

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Normale

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Ricicl.

A3

Normale

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Normale

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Normale

Vas univ

Normale

APS

Auto %

Riduzione/

100%

Modo

Auto

Pinzatrice

Alto sinis

Nessuno

100%

Ingrandim. Esposiz.

Esposiz.

Foglio

/Bucatrice

L’icona dell’hard

disk

5-4

Informazioni generali per l’utente

Dati da sovrascrivere

I dati da sovrascrivere sono i seguenti.

Nota Il kit di sicurezza sovrascrive immediatamente i dati del documento originale

memorizzati sull’hard disk in caso di cancellazione della copia, scansione o

stampa mentre il processo è in corso.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di

gestione e cancellati dall’utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione

Lavori cancellato perché scaduto

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella

postale virtuale al termine dell’uscita.

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati

dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

Dati cancellati dall'utente mediante le funzioni di copia rapida, controlla

e mantieni, stampa privata, processo memorizzato, casella postale

virtuale, processo con codice temporaneo o processo con codice

permanente

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti

di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati

di stampa di un processo con codice temporaneo

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

5-5

Informazioni per l’amministratore

Sommario

Introduzione ...................................................................................5-5

Funzioni del kit di sicurezza .........................................................5-8

Procedure per l’installazione del kit di sicurezza .....................5-13

Formato hard disk ........................................................................5-15

Messaggi di errore .......................................................................5-16

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del

Data Security Kit (B) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni

relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di

utilizzare il kit di sicurezza. Anche il singolo responsabile del funzionamento e

della sicurezza della fotocopiatrice (da qui in poi, amministratore) deve leggere

la presente guida. L’amministratore deve custodire la presente guida in un

luogo sicuro.

Accessori

Il kit di sicurezza è fornito con i seguenti accessori:

• Tasto di sicurezza (il rappresentante del servizio la fisserà alla

fotocopiatrice).

• Guida operativa (il presente manuale)

• Guida all’installazione (per il rappresentante del servizio)

Informazioni sul kit di sicurezza

La fotocopiatrice memorizza temporaneamente il documento originale, che

viene letto come dati elettronici, sul suo disco rigido. La stampa viene eseguita

utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati

continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono

sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni

riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino

dei dati memorizzati.

Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati, i dati che non sono necessari, e

l’area di memorizzazione dati dove i dati sono stati cancellati per garantire che

i dati non possano più essere ripristinati. La sovrascrittura viene eseguita

automaticamente, senza l’intervento dell’utente.

5-6

Informazioni per l’amministratore

Il kit di sicurezza protegge i dati sul disco rigido interno della fotocopiatrice, ma

non protegge qualsiasi altro tipo di dato (dati inviati al computer, ecc.). Notare

che la sicurezza dei dati non è garantita se si disattende anche solo una delle

condizioni necessarie per la sicurezza dei dati.

Condizioni necessarie per la sicurezza dei dati

Sono necessarie le seguenti condizioni per garantire la validità della sicurezza

dei dati utilizzando il kit di sicurezza.

Amministratore affidabile

È necessario che un amministratore affidabile si assuma la responsabilità circa

la sicurezza delle fotocopiatrici che utilizzano questo kit di sicurezza.

Ambiente di installazione sicuro

La fotocopiatrice dovrebbe essere installata in un luogo dove l’accesso sia

limitato per evitare l’utilizzo delle fotocopiatrici da parte di personale non

autorizzato.

Rappresentante del servizio di assistenza affidabile

Tutte le operazioni di manutenzione devono essere eseguite dal

rappresentante del servizio di assistenza in presenza dell’amministratore.

Dati non protetti

Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più utili una volta stampati e i

dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è responsabile

del mantenimento dei dati prima della loro stampa o dei dati memorizzati prima

della cancellazione.

I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Processo memorizzato (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)

• Processo con codice permanente (Funzione di stampa)

5-7

Informazioni per l’amministratore

Informazioni sulla modalità di sicurezza

Per modalità di sicurezza si intende lo stato della macchina quando è stato

installato il kit di sicurezza sulla fotocopiatrice e funziona correttamente.

Quando la fotocopiatrice è in modalità di sicurezza, viene visualizzata l’icona di

un hard disk nell’angolo superiore destro del pannello a sfioramento.

(L’icona dell’hard disk è visualizzata sulle schermate delle funzioni di copia,

stampa e scanner.)

Importante!

Se l’icona di un hard disk non è visualizzata sulle schermate delle funzioni di

copia, stampa e scanner, la macchina potrebbe non essere in modalità di

sicurezza. Contattare il rappresentante del servizio di assistenza.

Nota È possibile determinare lo stato operativo della funzione di sovrascrittura

monitorando i cambiamenti dell’immagine dell’icona dell’hard disk. Per ulteriori

dettagli vedere pagina 5-10 Visualizzazione durante la sovrascrittura.

Pronta a copiare.

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Sinistro

ProgrammaFunzioneScelta uten.

Base

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A4

Ricicl.

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Normale

A4

Normale

A4

Normale

Vas univ

Normale

APS

Auto %

Riduzione/

100%

Modo

Auto

Pinzatrice

Alto sinis

Nessuno

100%

Ingrandim. Esposiz.

Esposiz.

Foglio

/Bucatrice

L’icona dell’hard

disk

5-8

Informazioni per l’amministratore

Funzioni del kit di sicurezza

Funzione di sovrascrittura

Dettagli della funzione

Sovrascrive i dati dei documenti vecchi al termine di una copia o di una

stampa.

Metodo di sovrascrittura

3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (Per ulteriori dettagli vedere

pagine 5-14 Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk.)

Programmazione esecuzione

Sovrascrive i dati dei documenti vecchi esistenti al termine di un lavoro.

Dati da sovrascrivere

Per ulteriori dettagli vedere pagine 5-11 Dati da sovrascrivere.

Schermata Sovrascrittura in corso

L’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone (per ulteriori dettagli

vedere pagina 5-10 Visualizzazione durante la sovrascrittura).

Kit di sicurezza

Funzione di

copia

Funzione di

scanner

Funzione di

stampa

Hard Disk

Invia a

computer

Uscita

1 Controlla lo stato delle

operazioni e

sovrascrive i dati

immagine vecchi.

2 Formatta l’hard disk.

Memorizza

temporaneamente

i dati del

documento

originale

Hard Disk opzionale

5-9

Informazioni per l’amministratore

Funzione Formattazione

Tempo di sovrascrittura

Varia in base alla quantità di dati da sovrascrivere.

Dettagli della funzione

Sovrascrive tutti i dati sull’hard disk.

Metodo di sovrascrittura

3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (per ulteriori dettagli vedere

pagine 5-14 Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk.)

Programmazione esecuzione

Esecuzione tramite pannello operativo (Per ulteriori dettagli vedere

pagina 5-15 Formato hard disk.)

Dati da sovrascrivere

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Dati sovrascritti mediante la

funzione di formattazione.

Schermata Sovrascrittura in corso

Viene visualizzato il messaggio Formattare Hard disk.

Tempo di sovrascrittura

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Tempo necessario per la

formattazione.

5-10

Informazioni per l’amministratore

Sovrascrittura hard disk

È possibile selezionare uno dei due metodi seguenti per sovrascrivere i dati:

Visualizzazione durante la sovrascrittura

Importante!

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante

la sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

1 volta sovrascritta

Sovrascrive tutta l’area utilizzata per memorizzare i dati di vecchi

documenti con zeri, al fine di rendere impossibile il recupero dei dati.

Tutto l’hard disk è sovrascritto con zeri durante l’operazione di

formattazione.

3 volte sovrascritta (Default)

Sovrascrive due volte l'intera area utilizzata per memorizzare i dati dei

documenti vecchi con un motivo casuale, quindi una terza e ultima

volta con gli zeri. L’esecuzione di questo metodo è più lunga rispetto a

quella di 1 volta sovrascritta, perché anche i metodi di ripristino più

sofisticati non sono in grado di recuperare i dati, offrendo così una

maggiore sicurezza. L’area da sovrascrivere è la stessa di 1 volta

sovrascritta.

Visualizzazione

icona

Dettagli

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso

I dati vecchi sono stati sovrascritti.

Pronta a copiare.

A4

Form. Carta Impos

4-in-1

Cancella

Margine

Sinistro

ProgrammaFunzioneScelta uten.

Base

A4

Normale

A4

Ricicl.

A3

Normale

A4

Normale

A4

Normale

Vas univ

Normale

APS

Auto %

Riduzione/

100%

Modo

Auto

Pinzatrice

Alto sinis

Nessuno

100%

Ingrandim. Esposiz.

Esposiz.

Foglio

/Bucatrice

L’icona dell’hard

disk

5-11

Informazioni per l’amministratore

Nota • Spegnendo la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, tutti i dati non

ancora sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso,

occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione

della macchina.

• In rari casi, una volta spenta la fotocopiatrice durante la sovrascrittura,

l'icona dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la

sovrascrittura potrebbe non essere più possibile perché durante la

sovrascrittura i dati si sono corrotti. La fotocopiatrice è ancora in grado di

eseguire la sovrascrittura e sovrascrivere i dati vecchi che non sono più

necessari una volta stampati, tuttavia occorre riformattare l’hard disk per

ripristinare il normale funzionamento della sovrascrittura. (Per informazioni

sulla formattazione dell’hard disk, vedere pagina 5-15).

Dati da sovrascrivere

I dati da sovrascrivere sono i seguenti.

Nota Il kit di sicurezza sovrascrive immediatamente i dati del documento originale

memorizzati sull’hard disk in caso di cancellazione della copia, scansione o

stampa mentre il processo è in corso.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di

gestione e cancellati dall’utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione

Lavori cancellato perché scaduto

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella

postale virtuale al termine dell’uscita.

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati

dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

Dati cancellati dall'utente mediante le funzioni di copia rapida, controlla

e mantieni, stampa privata, processo memorizzato, casella postale

virtuale, processo con codice temporaneo o processo con codice

permanente

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti

di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati

di stampa di un processo con codice temporaneo

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

5-12

Informazioni per l’amministratore

Dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione

I dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione sono i seguenti.

Tempo necessario per la formattazione

I tempi necessari per la formattazione sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati contabili dei lavori

Dati del documento originale memorizzati con la funzione di gestione

del documento

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati memorizzati nel modo processo memorizzato

Dati programma

Carattere opzionale

Dati macro

Funzione di scanner

Lista comune

Metodo di sovrascrittura Tempo di formattazione

1 volta sovrascritta circa. 2 ore

3 volte sovrascritta circa. 7 ore

5-13

Informazioni per l’amministratore

Procedure per l’installazione del kit di sicurezza

Fase 1: Preparazione

Installazione del kit di sicurezza

Il kit di sicurezza è installato dal rappresentante del servizio.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza

• La funzione Ripeti copia viene vietata.

• Il menu Cancella dati non validi è sostituito dal menu Formato hard disk.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza su una

fotocopiatrice utilizzata precedentemente.

Dopo aver installato il kit di sicurezza, è necessario formattare tutti gli hard

disk.

Fase 2: Cambio del Codice di gestione

Per utilizzare il kit di sicurezza, occorre inserire il codice di gestione. La

modifica del codice di gestione fa sì che nessuno possa utilizzare il kit di

sicurezza, eccetto l’amministratore. In modalità di sicurezza, il codice di

gestione è formato da otto cifre.

Importante!

Non utilizzare un codice di gestione che possa essere facilmente indovinato,

ad esempio 11111111 o 12345678.

Nota Si può modificare il codice di gestione con un numero compreso nell’intervallo

00000000 - 99999999.

Assicurarsi di utilizzare otto cifre.

1

Premere il tasto Default Setting/Counter.

2

Premere il tasto Macchina default.

3

Utilizzare il tasti numerici per inserire il codice di gestione attuale. I numeri

predefiniti di fabbrica sono 80008000 per il modello 80 cpm e 60006000 per il

modello 60 cpm.

4

Selezionare Cambio codice gest. con # dal campo di configurazione sul

lato sinistro e premere il tasto Cambia #.

5-14

Informazioni per l’amministratore

5

Utilizzare i tasti numerici per inserire il nuovo codice di gestione.

6

Premere il tasto Chiuso.

Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk

Seleziona la sovrascrittura dell'hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-

10 Sovrascrittura hard disk.

Nota Notare che questo metodo non si applica per le singole funzioni di

sovrascrittura e formattazione.

1

Premere il tasto Default Setting/Counter.

2

Premere il tasto Macchina default.

3

Utilizzare il tasti numerici per inserire il codice di gestione attuale. I numeri

predefiniti di fabbrica sono 80008000 per il modello 80 cpm e 60006000 per il

modello 60 cpm.

4

Selezionare Sovrascritt. disco rigido dal campo d’impostazione sul

lato sinistro e premere il tasto Cambia #.

5

Premere 3 volte sovrascr. o 1 volta Sovrascr.

6

Premere il tasto Chiuso.

Cambio codice gest. con #

Retro Chiuso

Macchina defaultMenu Sistema

Modificare il codice di gestione.

-

Utilizzare tasti numerici per impost. numeri a 8 cifre.

27451172

Cancella

Sovrascritt. disco rigido Retro Chiuso

Macchina default

Selezionare la sovrascrittura del disco rigido.

1 volta

Menu Sistema

3 volte

Sovrascr.

sovrascr.

-

5-15

Informazioni per l’amministratore

Formato hard disk

Formattare l’hard disk quando si dismettono la fotocopiatrice o l’hard disk per

sovrascrivere i dati dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-9

Funzione Formattazione.

Importante!

Dal momento che esiste la possibilità di danneggiare l’hard disk, non spegnere

la fotocopiatrice durante la formattazione dell’hard disk. Se la formattazione

non è completa, esiste la possibilità che i dati vengano ripristinati dall’hard disk

e che le informazioni vengano trafugate.

Nota • Il kit di sicurezza riavvia la formattazione dell’hard disk quando si spegne

e si riaccende la fotocopiatrice.

• Se l’hard disk opzionale è collegato, sarà formattato anch’esso.

1

Premere il tasto Default Setting/Counter.

2

Premere il tasto Hard Disk Management.

3

Inserire la password dal tastierino a dieci tasti. I numeri predefiniti di fabbrica

sono 80008000 per il modello 80 cpm e 60006000 per il modello 60 cpm.

4

Premere il tasto On in Formattazione del disco rigido (sul lato destro

del pannello a sfioramento).

5

Per confermare la formattazione, premere il tasto Si. La formattazione inizia.

6

Dopo che la formattazione è completata, spegnere l’interruttore principale e

scollegare il cavo di alimentazione.

Chiuso

Modo HDD management

HDD management

Menu Sistema

Controllo capacità del disco rigido

Controllare spazio disponibile e capacità

del disco rigido.

On

Formattazione del disco rigido

Sovrascrivere i dati sul disco rigido.

Impossibile ripristinare i dati.

On

5-16

Informazioni per l’amministratore

Messaggi di errore

Contattare il proprio rappresentante del servizio di assistenza o centro di

assistenza autorizzato qualora fossero visualizzati i seguenti messaggi.

Messaggio Dettagli

Tasto di sicurezza non è

disponibile Inagibile.

La chiave di sicurezza non è

collegata correttamente o è

danneggiata.

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