KYOCERA CS 620 Manuale utente

Tipo
Manuale utente
5-1
Informazioni generali per l’utente
Informazioni generali per l’utente
Introduzione
La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del
Data Security Kit (B) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni
relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di
utilizzare il kit di sicurezza.
Informazioni sul kit di sicurezza
La fotocopiatrice memorizza temporaneamente il documento originale, che
viene letto come dati elettronici, sul suo disco rigido. La stampa viene eseguita
utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati
continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono
sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni
riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino
dei dati memorizzati.
Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati, i dati che non sono necessari, e
l’area di memorizzazione dati dove i dati sono stati cancellati per garantire che
i dati non possano più essere ripristinati. La sovrascrittura viene eseguita
automaticamente, senza l’intervento dell’utente.
Dati non protetti
Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più utili una volta stampati e i
dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è responsabile
del mantenimento dei dati prima della loro stampa o dei dati memorizzati prima
della cancellazione.
5
It
a
li
ano
5-2
Informazioni generali per l’utente
I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.
Gestione documenti (Funzione di copia)
Copia rapida (Funzione di stampa)
Controlla e mantieni (Funzione di stampa)
Stampa privata (Funzione di stampa)
Processo memorizzato (Funzione di stampa)
Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)
Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)
Processo con codice permanente (Funzione di stampa)
5-3
Informazioni generali per l’utente
Visualizzazione durante la sovrascrittura
Importante!
Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante
la sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).
Nota Spegnendo la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, tutti i dati non
ancora sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso,
occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione
della macchina.
In rari casi, una volta spenta la fotocopiatrice durante la sovrascrittura,
l'icona dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la
sovrascrittura potrebbe non essere più possibile perché durante la
sovrascrittura i dati si sono corrotti. La fotocopiatrice è ancora in grado di
sovrascrivere i dati che non sono più necessari una volta stampati, tuttavia
contattare l’amministratore, che è responsabile del funzionamento e della
sicurezza della fotocopiatrice, per ripristinare il normale funzionamento
della sovrascrittura.
Visualizzazione
icona
Dettagli
L’hard disk contiene vecchi dati.
Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso
I dati vecchi sono stati sovrascritti.
Pronta a copiare.
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Sinistro
ProgrammaFunzioneScelta uten.
Base
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Normale
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Ricicl.
A3
Normale
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Normale
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Normale
Vas univ
Normale
APS
Auto %
Riduzione/
100%
Modo
Auto
Pinzatrice
Pinzatrice
Alto sinis
Nessuno
100%
Ingrandim. Esposiz.
Esposiz.
Foglio
/Bucatrice
L’icona dell’hard
disk
5-4
Informazioni generali per l’utente
Dati da sovrascrivere
I dati da sovrascrivere sono i seguenti.
Nota Il kit di sicurezza sovrascrive immediatamente i dati del documento originale
memorizzati sull’hard disk in caso di cancellazione della copia, scansione o
stampa mentre il processo è in corso.
Funzione di copia
Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata
Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di
gestione e cancellati dall’utente
Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione
Lavori cancellato perché scaduto
Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)
Dati al termine della stampa
Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella
postale virtuale al termine dell’uscita.
Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati
dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)
Dati cancellati dall'utente mediante le funzioni di copia rapida, controlla
e mantieni, stampa privata, processo memorizzato, casella postale
virtuale, processo con codice temporaneo o processo con codice
permanente
Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti
di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni
Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati
di stampa di un processo con codice temporaneo
Funzione di scanner
Dati del documento originale scansiti
5-5
Informazioni per l’amministratore
Informazioni per l’amministratore
Sommario
Introduzione ...................................................................................5-5
Funzioni del kit di sicurezza .........................................................5-8
Procedure per l’installazione del kit di sicurezza .....................5-13
Formato hard disk ........................................................................5-15
Messaggi di errore .......................................................................5-16
Introduzione
La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del
Data Security Kit (B) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni
relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di
utilizzare il kit di sicurezza. Anche il singolo responsabile del funzionamento e
della sicurezza della fotocopiatrice (da qui in poi, amministratore) deve leggere
la presente guida. L’amministratore deve custodire la presente guida in un
luogo sicuro.
Accessori
Il kit di sicurezza è fornito con i seguenti accessori:
Tasto di sicurezza (il rappresentante del servizio la fisserà alla
fotocopiatrice).
Guida operativa (il presente manuale)
Guida all’installazione (per il rappresentante del servizio)
Informazioni sul kit di sicurezza
La fotocopiatrice memorizza temporaneamente il documento originale, che
viene letto come dati elettronici, sul suo disco rigido. La stampa viene eseguita
utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati
continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono
sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni
riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino
dei dati memorizzati.
Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati, i dati che non sono necessari, e
l’area di memorizzazione dati dove i dati sono stati cancellati per garantire che
i dati non possano più essere ripristinati. La sovrascrittura viene eseguita
automaticamente, senza l’intervento dell’utente.
5-6
Informazioni per l’amministratore
Il kit di sicurezza protegge i dati sul disco rigido interno della fotocopiatrice, ma
non protegge qualsiasi altro tipo di dato (dati inviati al computer, ecc.). Notare
che la sicurezza dei dati non è garantita se si disattende anche solo una delle
condizioni necessarie per la sicurezza dei dati.
Condizioni necessarie per la sicurezza dei dati
Sono necessarie le seguenti condizioni per garantire la validità della sicurezza
dei dati utilizzando il kit di sicurezza.
Amministratore affidabile
È necessario che un amministratore affidabile si assuma la responsabilità circa
la sicurezza delle fotocopiatrici che utilizzano questo kit di sicurezza.
Ambiente di installazione sicuro
La fotocopiatrice dovrebbe essere installata in un luogo dove l’accesso sia
limitato per evitare l’utilizzo delle fotocopiatrici da parte di personale non
autorizzato.
Rappresentante del servizio di assistenza affidabile
Tutte le operazioni di manutenzione devono essere eseguite dal
rappresentante del servizio di assistenza in presenza dell’amministratore.
Dati non protetti
Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più utili una volta stampati e i
dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è responsabile
del mantenimento dei dati prima della loro stampa o dei dati memorizzati prima
della cancellazione.
I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.
Gestione documenti (Funzione di copia)
Copia rapida (Funzione di stampa)
Controlla e mantieni (Funzione di stampa)
Stampa privata (Funzione di stampa)
Processo memorizzato (Funzione di stampa)
Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)
Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)
Processo con codice permanente (Funzione di stampa)
5-7
Informazioni per l’amministratore
Informazioni sulla modalità di sicurezza
Per modalità di sicurezza si intende lo stato della macchina quando è stato
installato il kit di sicurezza sulla fotocopiatrice e funziona correttamente.
Quando la fotocopiatrice è in modalità di sicurezza, viene visualizzata l’icona di
un hard disk nell’angolo superiore destro del pannello a sfioramento.
(L’icona dell’hard disk è visualizzata sulle schermate delle funzioni di copia,
stampa e scanner.)
Importante!
Se l’icona di un hard disk non è visualizzata sulle schermate delle funzioni di
copia, stampa e scanner, la macchina potrebbe non essere in modalità di
sicurezza. Contattare il rappresentante del servizio di assistenza.
Nota È possibile determinare lo stato operativo della funzione di sovrascrittura
monitorando i cambiamenti dell’immagine dell’icona dell’hard disk. Per ulteriori
dettagli vedere pagina 5-10 Visualizzazione durante la sovrascrittura.
Pronta a copiare.
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Pinzatrice
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Foglio
/Bucatrice
L’icona dell’hard
disk
5-8
Informazioni per l’amministratore
Funzioni del kit di sicurezza
Funzione di sovrascrittura
Dettagli della funzione
Sovrascrive i dati dei documenti vecchi al termine di una copia o di una
stampa.
Metodo di sovrascrittura
3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (Per ulteriori dettagli vedere
pagine 5-14 Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk.)
Programmazione esecuzione
Sovrascrive i dati dei documenti vecchi esistenti al termine di un lavoro.
Dati da sovrascrivere
Per ulteriori dettagli vedere pagine 5-11 Dati da sovrascrivere.
Schermata Sovrascrittura in corso
L’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone (per ulteriori dettagli
vedere pagina 5-10 Visualizzazione durante la sovrascrittura).
Kit di sicurezza
Funzione di
copia
Funzione di
scanner
Funzione di
stampa
Hard Disk
Invia a
computer
Uscita
1 Controlla lo stato delle
operazioni e
sovrascrive i dati
immagine vecchi.
2 Formatta l’hard disk.
Memorizza
temporaneamente
i dati del
documento
originale
Hard Disk opzionale
5-9
Informazioni per l’amministratore
Funzione Formattazione
Tempo di sovrascrittura
Varia in base alla quantità di dati da sovrascrivere.
Dettagli della funzione
Sovrascrive tutti i dati sull’hard disk.
Metodo di sovrascrittura
3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (per ulteriori dettagli vedere
pagine 5-14 Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk.)
Programmazione esecuzione
Esecuzione tramite pannello operativo (Per ulteriori dettagli vedere
pagina 5-15 Formato hard disk.)
Dati da sovrascrivere
Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Dati sovrascritti mediante la
funzione di formattazione.
Schermata Sovrascrittura in corso
Viene visualizzato il messaggio Formattare Hard disk.
Tempo di sovrascrittura
Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Tempo necessario per la
formattazione.
5-10
Informazioni per l’amministratore
Sovrascrittura hard disk
È possibile selezionare uno dei due metodi seguenti per sovrascrivere i dati:
Visualizzazione durante la sovrascrittura
Importante!
Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante
la sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).
1 volta sovrascritta
Sovrascrive tutta l’area utilizzata per memorizzare i dati di vecchi
documenti con zeri, al fine di rendere impossibile il recupero dei dati.
Tutto l’hard disk è sovrascritto con zeri durante l’operazione di
formattazione.
3 volte sovrascritta (Default)
Sovrascrive due volte l'intera area utilizzata per memorizzare i dati dei
documenti vecchi con un motivo casuale, quindi una terza e ultima
volta con gli zeri. L’esecuzione di questo metodo è più lunga rispetto a
quella di 1 volta sovrascritta, perché anche i metodi di ripristino più
sofisticati non sono in grado di recuperare i dati, offrendo così una
maggiore sicurezza. L’area da sovrascrivere è la stessa di 1 volta
sovrascritta.
Visualizzazione
icona
Dettagli
L’hard disk contiene vecchi dati.
Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso
I dati vecchi sono stati sovrascritti.
Pronta a copiare.
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Sinistro
ProgrammaFunzioneScelta uten.
Base
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Normale
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Ricicl.
A3
Normale
A4
Normale
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Normale
Vas univ
Normale
APS
Auto %
Riduzione/
100%
Modo
Auto
Pinzatrice
Pinzatrice
Alto sinis
Nessuno
100%
Ingrandim. Esposiz.
Esposiz.
Foglio
/Bucatrice
L’icona dell’hard
disk
5-11
Informazioni per l’amministratore
Nota Spegnendo la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, tutti i dati non
ancora sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso,
occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione
della macchina.
In rari casi, una volta spenta la fotocopiatrice durante la sovrascrittura,
l'icona dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la
sovrascrittura potrebbe non essere più possibile perché durante la
sovrascrittura i dati si sono corrotti. La fotocopiatrice è ancora in grado di
eseguire la sovrascrittura e sovrascrivere i dati vecchi che non sono più
necessari una volta stampati, tuttavia occorre riformattare l’hard disk per
ripristinare il normale funzionamento della sovrascrittura. (Per informazioni
sulla formattazione dell’hard disk, vedere pagina 5-15).
Dati da sovrascrivere
I dati da sovrascrivere sono i seguenti.
Nota Il kit di sicurezza sovrascrive immediatamente i dati del documento originale
memorizzati sull’hard disk in caso di cancellazione della copia, scansione o
stampa mentre il processo è in corso.
Funzione di copia
Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata
Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di
gestione e cancellati dall’utente
Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione
Lavori cancellato perché scaduto
Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)
Dati al termine della stampa
Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella
postale virtuale al termine dell’uscita.
Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati
dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)
Dati cancellati dall'utente mediante le funzioni di copia rapida, controlla
e mantieni, stampa privata, processo memorizzato, casella postale
virtuale, processo con codice temporaneo o processo con codice
permanente
Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti
di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni
Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati
di stampa di un processo con codice temporaneo
Funzione di scanner
Dati del documento originale scansiti
5-12
Informazioni per l’amministratore
Dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione
I dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione sono i seguenti.
Tempo necessario per la formattazione
I tempi necessari per la formattazione sono i seguenti.
Funzione di copia
Dati contabili dei lavori
Dati del documento originale memorizzati con la funzione di gestione
del documento
Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)
Dati memorizzati nel modo processo memorizzato
Dati programma
Carattere opzionale
Dati macro
Funzione di scanner
Lista comune
Metodo di sovrascrittura Tempo di formattazione
1 volta sovrascritta circa. 2 ore
3 volte sovrascritta circa. 7 ore
5-13
Informazioni per l’amministratore
Procedure per l’installazione del kit di sicurezza
Fase 1: Preparazione
Installazione del kit di sicurezza
Il kit di sicurezza è installato dal rappresentante del servizio.
Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza
La funzione Ripeti copia viene vietata.
Il menu Cancella dati non validi è sostituito dal menu Formato hard disk.
Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza su una
fotocopiatrice utilizzata precedentemente.
Dopo aver installato il kit di sicurezza, è necessario formattare tutti gli hard
disk.
Fase 2: Cambio del Codice di gestione
Per utilizzare il kit di sicurezza, occorre inserire il codice di gestione. La
modifica del codice di gestione fa sì che nessuno possa utilizzare il kit di
sicurezza, eccetto l’amministratore. In modalità di sicurezza, il codice di
gestione è formato da otto cifre.
Importante!
Non utilizzare un codice di gestione che possa essere facilmente indovinato,
ad esempio 11111111 o 12345678.
Nota Si può modificare il codice di gestione con un numero compreso nell’intervallo
00000000 - 99999999.
Assicurarsi di utilizzare otto cifre.
1
Premere il tasto Default Setting/Counter.
2
Premere il tasto Macchina default.
3
Utilizzare il tasti numerici per inserire il codice di gestione attuale. I numeri
predefiniti di fabbrica sono 80008000 per il modello 80 cpm e 60006000 per il
modello 60 cpm.
4
Selezionare Cambio codice gest. con # dal campo di configurazione sul
lato sinistro e premere il tasto Cambia #.
5-14
Informazioni per l’amministratore
5
Utilizzare i tasti numerici per inserire il nuovo codice di gestione.
6
Premere il tasto Chiuso.
Fase 3: Impostazione della sovrascrittura hard disk
Seleziona la sovrascrittura dell'hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-
10 Sovrascrittura hard disk.
Nota Notare che questo metodo non si applica per le singole funzioni di
sovrascrittura e formattazione.
1
Premere il tasto Default Setting/Counter.
2
Premere il tasto Macchina default.
3
Utilizzare il tasti numerici per inserire il codice di gestione attuale. I numeri
predefiniti di fabbrica sono 80008000 per il modello 80 cpm e 60006000 per il
modello 60 cpm.
4
Selezionare Sovrascritt. disco rigido dal campo d’impostazione sul
lato sinistro e premere il tasto Cambia #.
5
Premere 3 volte sovrascr. o 1 volta Sovrascr.
6
Premere il tasto Chiuso.
Cambio codice gest. con #
Retro Chiuso
Macchina defaultMenu Sistema
Modificare il codice di gestione.
-
Utilizzare tasti numerici per impost. numeri a 8 cifre.
27451172
Cancella
Sovrascritt. disco rigido Retro Chiuso
Macchina default
Selezionare la sovrascrittura del disco rigido.
1 volta
Menu Sistema
3 volte
Sovrascr.
sovrascr.
-
5-15
Informazioni per l’amministratore
Formato hard disk
Formattare l’hard disk quando si dismettono la fotocopiatrice o l’hard disk per
sovrascrivere i dati dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-9
Funzione Formattazione.
Importante!
Dal momento che esiste la possibilità di danneggiare l’hard disk, non spegnere
la fotocopiatrice durante la formattazione dell’hard disk. Se la formattazione
non è completa, esiste la possibilità che i dati vengano ripristinati dall’hard disk
e che le informazioni vengano trafugate.
Nota Il kit di sicurezza riavvia la formattazione dell’hard disk quando si spegne
e si riaccende la fotocopiatrice.
Se l’hard disk opzionale è collegato, sarà formattato anch’esso.
1
Premere il tasto Default Setting/Counter.
2
Premere il tasto Hard Disk Management.
3
Inserire la password dal tastierino a dieci tasti. I numeri predefiniti di fabbrica
sono 80008000 per il modello 80 cpm e 60006000 per il modello 60 cpm.
4
Premere il tasto On in Formattazione del disco rigido (sul lato destro
del pannello a sfioramento).
5
Per confermare la formattazione, premere il tasto Si. La formattazione inizia.
6
Dopo che la formattazione è completata, spegnere l’interruttore principale e
scollegare il cavo di alimentazione.
Chiuso
Modo HDD management
HDD management
Menu Sistema
Controllo capacità del disco rigido
Controllare spazio disponibile e capacità
del disco rigido.
On
Formattazione del disco rigido
Sovrascrivere i dati sul disco rigido.
Impossibile ripristinare i dati.
On
5-16
Informazioni per l’amministratore
Messaggi di errore
Contattare il proprio rappresentante del servizio di assistenza o centro di
assistenza autorizzato qualora fossero visualizzati i seguenti messaggi.
Messaggio Dettagli
Tasto di sicurezza non è
disponibile Inagibile.
La chiave di sicurezza non è
collegata correttamente o è
danneggiata.
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