Flussi di lavoro
Un flusso di lavoro gestisce il modo in cui un documento scansito viene convertito in un formato digitale
e indirizzato a più destinazioni. I flussi di lavoro organizzano e combinano destinazioni, attributi di documenti
e impostazioni in una singola entità da riutilizzare.
Destinazioni documento
Le destinazioni dei documenti (o destinazioni servizio)
corrispondono alle posizioni in cui i documenti vengono scansiti.
E-mail, DocuShare, Connessione all'applicazione esterna, Sito FTP,
Cartella di rete, Microsoft SharePoint Portal Server 2003 e Stampante
remota sono destinazioni disponibili che è possibile configurare nei
flussi di lavoro in tutte le versioni di SMARTsend. Domino, Domino.doc,
Cartella NetWare, Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Cartella
Web Microsoft Exchange 2000 e Scansione su URL sono destinazioni
disponibili che è possibile configurare nei flussi di lavoro nelle versioni
Standard Edition e Professional Edition. Ulteriori destinazioni, come
Documentum, Hummingbird, Interwoven WorkSite e LiveLink, possono
essere aggiunte come componenti facoltativi nelle versioni Standard
e Professional Edition.
Attributi documento
Gli attributi documento corrispondono alle proprietà (metadati) che
descrivono il documento di scansione e automatizzano l'archiviazione
nelle destinazioni dei documenti. Gli attributi o campi possono essere
definiti nei flussi di lavoro, quindi utilizzati durante la scansione per
l'immissione di informazioni specifiche.
Impostazioni flusso di lavoro
Le impostazioni di Flusso di lavoro consentono di determinare l'accesso pubblico o privato e l'utilizzo del flusso
di lavoro. Le impostazioni di Conferma lavoro per un flusso di lavoro determinano la modalità in cui viene notificato
il completamento del lavoro.
Pubblicazioni
Una pubblicazione è un flusso di lavoro pubblicato. La pubblicazione rende disponibili i flussi di lavoro per
i documenti di scansione. Le pubblicazioni seguenti possono essere create da flussi di lavoro per essere utilizzate con
FreeFlow SMARTsend.
• Modelli scansione dispositivo
I modelli scansione dispositivo sono utilizzati per la scansione su dispositivi multifunzione Xerox.
• Fogli di copertine PaperWare (versione Professional Edition)
I fogli di copertina sono utilizzati per la scansione con dispositivi multifunzione Xerox e con
dispositivi che utilizzano Internet Fax.
• Impostazioni Xerox PaperWare (versione Professional Edition)
Un modello utilizzato con i fogli di copertina PaperWare che contiene informazioni di scansione
modificate. Viene utilizzato per stabilire le impostazioni di scansione di default frequentemente
utilizzate nel proprio sito.
SMARTsend è un'applicazione utilizzata per la scansione, la conversione e la distribuzione
di documenti stampati in vari formati digitali. La versione SMARTsend Professional Edition
include le funzionalità PaperWare e OCR (Optical Character Recognition). PaperWare consente
di selezionare opzioni relative ai lavori di scansione utilizzando un foglio di copertina con
il documento di scansione. SMARTsend può generare documenti elettronici in vari formati
comuni compatibili con applicazioni più utilizzate.
Guida rapida per l'utente di SMARTsend
SMARTsend Versione 3
Tipi di output Formati file
PDF PDF, linearizzato
PDF, solo immagine
PDF, solo immagine - conserva immagine da origine di scansione
PDF, protetto
JFIF JPEG
XPS XPS
TIFF pagina singola TIFF 6.0 pagina singola
TIFF 6.0 TTN2 pagina singola
TIFF pagine multiple TIFF 6.0 pagine multiple
TIFF 6.0 TTN2 pagine multiple
TIFF multipagina - conserva immagine da origine di scansione
Tipo di documento
originale
Il formato del file è determinato durante la scansione.
Tipi di file di output OCR (versione Professional Edition)
PDF con testo in cui
è possibile effettuare
ricerche
PDF con testo normale
PDF con sostituti di immagine
PDF con immagine su testo
PDF con immagine su testo - conserva orientamento pagina
PDF con immagine su testo - conserva immagine da origine
di scansione
Altro Testo ASCII: formattato/standard/standardEx (*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Text, standard/smart/strip/normale/delimitato da tab (*.txt)
Testo, delimitato da virgola (*.csv)
Copyright © 2001–2009 by Xerox Corporation. Tutti i diritti riservati. XEROX®, The Document Company®, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare e SMARTsend sono
marchi di Xerox Corporation o concessi in licenza a Xerox Corporation, negli Stati Uniti e in altri paesi. DataGlyph® è un marchio di Palo Alto Research Center, Inc. Adobe e Acrobat sono marchi registrati di Adobe Systems,
Incorporated. IBM, Lotus, Domino e Domino.Doc sono marchi registrati di IBM Corporation. NetWare è un marchio registrato di Novell, Inc. Flash è un marchio di Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft
Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint e Internet Information Services (IIS) sono marchi registrati di Microsoft Corporation. Netscape
Navigator è un marchio registrato di Netscape Communications Corporation. WordPerfect è un marchio registrato di Corel Corporation. WorkSite è un marchio Interwoven, Inc. Hummingbird DM è un marchio
di Hummingbird, Ltd. Documentum è un marchio registrato di EMC Corporation. LiveLink è un marchio registrato di Open Text Corporation. FileNet® è un marchio registrato di FileNet Corporation negli Stati Uniti e/o
in altri paesi. Xerox PDF Reader prodotto da Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com
"Aspose" è un marchio di Aspose Pty Ltd. marzo 23, 2009.
Creazione di un flusso di lavoro
È possibile creare flussi di lavoro per eseguire la scansione su varie destinazioni. La seguente è una
procedura generale per la creazione di un flusso di lavoro.
Fare clic su Aggiungi nuovo > Flusso di lavoro in distribuzione... dalla home page
di SMARTsend oppure da Esplora flusso di lavoro.
Nella pagina Destinazioni documento, selezionare un tipo di destinazione, quindi fare
clic su aggiungi posizioni (o indirizzi).
Immettere le informazioni necessarie a definire la posizione e fare clic su OK.
Selezionare una o più caselle di controllo situate vicino a ogni destinazione desiderata,
quindi fare clic su Avanti >> per procedere.
Nella pagina Nome e tipo documento, configurare le convenzioni di denominazione
di documento e i formati di file di output che saranno creati. Fare clic su Avanti >>
per continuare.
Nella pagina Attributi documento, scegliere un profilo o configurare manualmente
il campo attributo documento (metadati), se necessario. Fare clic su Avanti >>
per continuare.
Nella pagina Impostazioni di flusso di lavoro, configurare il nome del flusso di lavoro,
la conferma e le opzioni di accesso. Fare clic su Avanti >> per continuare.
Nella pagina Riepilogo flusso di lavoro, sceglie le opzioni di pubblicazione e
confermare le impostazioni del flusso di lavoro. Utilizzare i pulsanti presenti nella
pagina per effettuare modifiche. In caso contrario, fare clic su Fine per salvare e/o
pubblicare il flusso di lavoro.
Pubblicazione di un flusso di lavoro
Dopo avere creato un flusso di lavoro, è necessario pubblicarlo per renderlo disponibile agli utenti
che eseguono la scansione.
Da Esplora flusso di lavoro selezionare il flusso di lavoro da pubblicare e fare clic su
Pubblica in dispositivo multifunzione Xerox o Pubblica un foglio di copertina.
Per pubblicare un flusso di lavoro in un dispositivo multifunzione Xerox: specificare
nome, data di scadenza, dispositivi, attributi documento e proprietà profilo di
scansione e fare clic su OK.
Per pubblicare un foglio di copertina PaperWare (Professional Edition): specificare
nome, descrizione, data di scadenza, destinazioni predefinite, attributi documento e
impostazioni di scansione, quindi fare clic su Crea foglio di copertina. Salvare e
stampare il foglio di copertina formato PDF.
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Utilizzo di modelli scansione dispositivo
Selezionare un modello dal dispositivo multifunzione Xerox.
Immettere eventuali attributi documento (se configurati) e scansire il documento.
Utilizzo di un foglio di copertina PaperWare
(versione Professional Edition)
Creare e stampare un foglio di copertina PaperWare.
Verificare le destinazioni desiderate sul foglio di copertina.
Posizionare il foglio di copertina e il documento nell'alimentatore sul dispositivo
di scansione. Il foglio di copertina deve essere la prima pagina scansita.
Sul dispositivo multifunzione Xerox, selezionare un modello PaperWare, un modello
di impostazioni PaperWare Xerox o un modello predefinito (se configurato).
Immettere eventuali attributi documento (se configurati) e scansire il documento.
Uso della funzione di scansione su e-mail personale
Il flusso di lavoro E-mail personale viene installato con SMARTsend
e utilizzato per l'invio
automatico di documenti scansiti all'indirizzo e-mail del mittente. È necessario prima pubblicare
questo flusso di lavoro come modello scansione dispositivo o come foglio di copertina PaperWare.
Accedere al dispositivo multifunzione Xerox per l'autenticazione.
Selezionare il modello di scansione dispositivo E-mail_pers e scansire il documento.
Scansione su un dispositivo Internet Fax
(versione Professional Edition)
È possibile effettuare la scansione da un dispositivo Internet Fax utilizzando un foglio di copertina
PaperWare.
Pubblicare un flusso di lavoro come foglio di copertina PaperWare. È necessario
selezionare Internet Fax oppure Internet Fax da dispositivo multifunzione Xerox come
origine di scansione.
Verificare le destinazioni desiderate sul foglio di copertina PaperWare.
Posizionare il foglio di copertina e il documento nell'alimentatore sul dispositivo
Internet Fax. Il foglio di copertina deve essere la prima pagina scansita.
Selezionare l'opzione Internet Fax, la modalità testo e inserire l'indirizzo Internet Fax
per il computer SMARTsend.
Eseguire la scansione del documento. Il documento viene inviato sotto forma
di allegato e-mail.
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