Xerox SmartSend Guida utente

SMARTsend

Guida per l’utente

1

Xerox

®

SMARTsend

®

Versione 3

Guida per l'utente

luglio 2009

SMARTsend

Guida per l’utente

2

WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort ®, PaperWare e SMARTsend sono marchi di Xerox Corporation o concessi in licenza a Xerox

Corporation, negli Stati Uniti e in altri paesi.

DataGlyph® è un marchio di Palo Alto Research Center, Inc. Adobe e Acrobat sono marchi registrati di Adobe Systems, Incorporated.

IBM, Lotus, Domino e Domino.Doc sono marchi registrati di IBM Corporation. NetWare è un marchio registrato di Novell, Inc. Flash è

un marchio di Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft

Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint e Internet Information Services (IIS) sono marchi registrati di

Microsoft Corporation. Netscape Navigator è un marchio registrato di Netscape Communications Corporation. WordPerfect è un

marchio registrato di Corel Corporation. WorkSite è un marchio Interwoven, Inc. Hummingbird DM è un marchio di Hummingbird,

Ltd. Documentum è un marchio registrato di EMC Corporation. LiveLink è un marchio registrato di Open Text Corporation. FileNet® è

un marchio registrato di FileNet Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Xerox PDF Reader prodotto da Foxit Software

Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" è un marchio di Aspose Pty Ltd.

Versione documento: luglio 2009

SMARTsend

Guida per l’utente

3

Indice generale

1 Benvenuti in SMARTsend

Funzionalità in questa versione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Novità di questa versione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Descrizione generale di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Documentazione di SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guida per l'utente di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guida in linea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Schede di riferimento rapido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

File Leggimi.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Assistenza clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Assistenza telefonica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Assistenza via Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Descrizione generale del sito

Accesso alla Home page utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Descrizione della Home Page utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Indirizzo e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e-mail personale . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Flussi di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Credenziali. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Aggiungi una nuova credenziale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Gestione di credenziali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Opzioni di personalizzazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Indirizzo e-mail di conferma lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Preferenze del sito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Gestione di Profili attributo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3 Flussi di lavoro di distribuzione

Descrizione generale del flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Esplora flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Attività flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Visualizzazioni flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Dettagli del flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Creazione di un Nuovo flusso di lavoro di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Creazione di un flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Modifica di un flusso di lavoro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Indice generale

SMARTsend

Guida per l’utente

4

Cancellazione di un flusso di lavoro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Destinazioni documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Aggiunta/rimozione delle destinazioni elencate di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Aggiunta di nuove destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Modifica delle destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Cancellazione delle destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Gestione delle credenziali di destinazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Proprietà destinazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Nome e tipo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Nome documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Tipo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Attributi documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Profili attributo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Campi attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Proprietà attributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Mapping attributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Salva flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Conferma lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Accesso al flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Riepilogo flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Nome e descrizione flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Opzioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Configurazione di Crea le cartelle necessarie75

Scenari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Scenario 1 78

Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Tabella della verità scenari. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Appendice A: Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Appendice B: Creazione di un flusso di lavoro campione per e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Appendice C: Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend . . . . . 88

Appendice D: Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend . . . . . . 89

4 Pubblicazione dei flussi di lavoro

Descrizione generale della pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Modelli scansione dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Fogli di copertina PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Impostazioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Profilo di scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Personalizzazione profili scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Uso di un foglio di copertina PaperWare con un Internet Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Impostazioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Indice generale

SMARTsend

Guida per l’utente

5

Impostazioni di scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Visualizzazione delle pubblicazioni. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Dettagli pubblicazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Aggiunta o eliminazione di dispositivi da una pubblicazione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Cancellazione delle pubblicazioni di un flusso di lavoro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Cancellazione di singole pubblicazioni di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Cancellazione di tutte le pubblicazioni di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Stampa dei documenti da un archivio documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

5 Operazioni di scansione

Prima di eseguire la scansione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Effetti della pubblicazione sulla scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Scansione con un modello di scansione dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Scansione con un foglio di copertina PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Flussi di lavoro con attributi documento modificabili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Impostazioni di scansione PaperWare personalizzate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Rigenerazione del foglio di copertina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

Scansione dei documenti in un archivio documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

Problemi comuni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Indice

Indice generale

SMARTsend

Guida per l’utente

6

SMARTsend

Guida per l’utente

7

1

Benvenuti in SMARTsend

In questo capitolo vengono descritte caratteristiche e funzioni del software Xerox SMARTsend, nonché

i servizi di supporto disponibili nella documentazione di entrambe le applicazioni e attraverso i servizi

di supporto Xerox

Contenuto del capitolo

• Funzionalità in questa versione apagina8

• Novità di questa versione apagina10

• Descrizione generale di SMARTsend apagina11

• Documentazione di SMARTsend apagina12

• Assistenza clienti apagina14

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

8

Funzionalità in questa versione

SMARTsend è disponibile nelle versioni Standard e Professional Edition.

Funzioni comuni a tutte le versioni

• Funzioni di creazione del flusso di lavoro che permettono di definire le operazioni di conversione

e trasmissione dei documenti cartacei da dispositivi multifunzione Xerox alle destinazioni

seguenti:

•Server DocuShare

• Indirizzo e-mail

• Posizione FTP

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Cartella di rete

• Stampante remota

• Connessione all'applicazione esterna

• Funzioni di pubblicazione e gestione del flusso di lavoro

• Strumenti di backup e ripristino: per la memorizzazione di flussi di lavoro, credenziali, preferenze

utente, configurazioni dispositivo e impostazioni di carattere generale di SMARTsend.

• Ripristina tutti i dispositivi

• Utilità di importazione modelli: per l'importazione di modelli di Servizi di scansione di rete

CentreWare in SMARTsend.

• Utilità di esportazione cronologia lavori: per la creazione di un file di testo di cronologia dei lavori

per l'analisi e la creazione di rapporti.

Funzioni delle versioni Standard e Professional Edition

Oltre alle destinazioni comuni a tutte le versioni, supportano la conversione e la trasmissione di

documenti cartacei alle seguenti destinazioni:

• Posizione URL

• Cartella NetWare

• Cartella Web Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

9

Componenti facoltativi per le versioni Standard e Professional

• Supporto destinazione di Documentum versione 5.2

• Supporto destinazione di Hummingbird versione 5.1.0.5

• Supporto destinazione di Interwoven WorkSite versione 8

• Supporto destinazione di LiveLink versione 9.5.0

• Supporto destinazione di TRIM Context Server 6.0

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

10

Novità di questa versione

• L'installazione e l'accesso a SMARTsend è ora possibile anche tramite computer Windows Vista.

• L'installazione guidata SMARTsend è stata revisionata per includere una nuova schermata di

selezione della lingua, una schermata Numero di serie e una schermata di conferma Numero di

serie, impostazioni cliente e una barra di avanzamento nella parte inferiore di ciascuna finestra.

• Al termine del processo di configurazione durante l'installazione, l'amministratore ha la possibilità

di selezionare la casella di controllo Dopo la selezione di Fine, lanciare l'Utilità di ripristino per

importare un set di backup del database come parte di un aggiornamento.

• Gli amministratori possono preinstallare l'applicazione SQL Server 2005 o SQL Server 2005

Express o avere la possibilità di installare l'applicazione SQL Server 2005 Express tramite la parte

di configurazione dell'installazione SMARTsend.

• Durante l'aggiornamento, l'utente ha la possibilità di eseguire l'aggiornamento da V1x o V2x a

3x, o da 3x a 3x.

• Dal menu Start, l'utente può visualizzare e selezionare la documentazione disponibile da tutte le

lingue installate.

• SMARTsend accetta e supporta i formati file di uscita PDF linearizzato, PDF protetto (crittografato)

e XPS. L'utente può ora crittografare un file PDF prima di distribuirlo con il flusso di lavoro.

• Uno strumento Ripristina tutti i dispositivi è stato aggiunto al menu Start per riconfigurare le

impostazioni dispositivo o ricreare modelli.

• Per ottenere risultati più rapidamente e semplificare l'utilizzo, la finestra Esplora flusso di lavoro è

stata rinnovata per includere finestre quali Elenco pubblicazioni utente, Flussi di lavoro

amministratore, Elenco pubblicazioni e Gestione di credenziali.

• Oltre al creatore del flusso di lavoro, anche gli amministratori possono modificare un flusso di

lavoro.

• Un collegamento all'interfaccia utente web del dispositivo può essere visualizzata dall'area di

gestione di dispositivi Xerox della finestra Amministrazione.

• Nell'area di impostazione di Scansione su home, il sistema ricorda ora l'ultima opzione di

pubblicazione selezionata durante la sessione corrente.

• Nell'area di impostazione di Scansione su home, i modelli delle opzioni di pubblicazione possono

essere condivisi e l'amministratore può ora scegliere suffissi da aggiungere ai documenti.

• La pagina Impostazioni avanzate è stata aggiunta alla finestra Amministrazione per consentire

agli utenti di modificare in modo semplice le impostazioni del server proxy, se necessario.

• Per consentire all'utente di individuare e selezionare un dispositivo durante la pubblicazione di un

flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione, sono state aggiunte informazioni più specifiche sul

dispositivo insieme alla possibilità di eseguire ricerche nell'elenco dei dispositivi.

• A questa versione è stato aggiunto il supporto della destinazione componente facoltativo TRIM.

• Nuove periferiche di stampa sono ora supportate, ad esempio WorkCentre 7655/7665/7675,

5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 e il WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Gli utenti possono creare flussi di lavoro con macro nel nome file utilizzando il campo di gestione

documento del nome file sull'interfaccia utente del dispositivo multifunzione.

• In questa versione non è pi disponibile il supporto per Xerox TrueMatch (facoltativo), che

consentiva agli utenti di creare flussi di lavoro di ricerca per individuare documenti sulla rete.

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

11

Descrizione generale di SMARTsend

SMARTsend combina, migliorandole, molte delle funzionalità avanzate di due prodotti Xerox,

FlowPort™ e Servizi di scansione di rete CentreWare™, in una sola applicazione software integrata.

Progettato per la piattaforma Microsoft .NET, SMARTsend interagisce con i nuovi e i precedenti sistemi

multifunzione Xerox avanzati, così come con molti tipi di dispositivi Internet Fax di Xerox e altri

produttori.

Utilizzando SMARTsend, è possibile effettuare scansioni di documenti cartacei a colori e convertirli in

una varietà di formati digitali standard come PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF e TIFF multipagina.

SMARTsend è in grado anche di convertire i documenti scansiti in file modificabili come Excel, Word,

PowerPoint o PDF con ricerca testuale. I file risultanti possono essere modificati, spostati, salvati e

condivisi. Il sistema consente anche di crittografare un file PDF prima della distribuzione. È permesso

all'utente anche di aggiungere informazioni descrittive (metadati) che verranno associate ai

documenti scansiti. La versatilità di queste funzioni rende semplice catalogare, cercare e trovare i

documenti scansiti.

Applicazione basata sul Web

SMARTsend è un'applicazione basata sul Web per cui non richiede ulteriori software client. Gli utenti

possono creare con facilità flussi di lavoro che definiscono il tipo di documento scansito, le posizioni

di distribuzione e i processi, e i dispositivi che possono essere utilizzati per inviare i lavori di scansione

di SMARTsend. Il flusso di lavoro viene quindi pubblicato in modo da renderlo disponibile agli utenti

come modello di scansione dispositivo o come foglio di copertina PaperWare (Professional Edition).

Queste pubblicazioni rendono semplice per chiunque la scansione di un documento e la distribuzione

dei file elettronici risultanti a un'ampia varietà di destinazioni, ad esempio indirizzi e-mail, cartelle di

rete, cartelle FTP, stampanti remote, applicazioni esterne, indirizzi URL e archivi Domino, Domino.doc,

Microsoft SharePoint Portal Server e DocuShare Xerox. Ulteriori destinazioni, come gli archivi per la

gestione di documenti avanzati, possono essere aggiunte come componenti facoltativi.

Facilità di utilizzo

SMARTsend è progettato con l'obiettivo di essere facilmente utilizzabile, versatile e sicuro. Una

procedura guidata assiste gli utenti in tutte le attività complesse e istruzioni descrittive, unitamente a

messaggi di stato e informazioni di sistema di aiuto, vengono visualizzate in tutte le schermate di

SMARTsend. Gli utenti possono impostare segnalazioni di conferma stampata o tramite e-mail e gli

amministratori possono tenere traccia dei livelli di utilizzo dei dispositivi e ottenere audit trail per

esigenze di sicurezza e legali. Dove la sicurezza è importante, SMARTsend è un passo avanti rispetto

alla concorrenza con il supporto agli ultimi protocolli di protezione e alle opzioni di configurazione di

protezione del sito Web. Inoltre, l'architettura .NET è aperta e flessibile, facilita l'integrazione con altri

programmi e offre la possibilità di espandere capacità e funzioni che Xerox presenterà in futuro.

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

12

Documentazione di SMARTsend

La documentazione di SMARTsend è disponibile in vari formati, compresa la versione stampabile delle

guide in formato PDF di Adobe Acrobat. Per accedere alla documentazione selezionare i collegamenti

visualizzati nelle home page di SMARTsend o i collegamenti nel programma avvio automatico del CD.

Gli amministratori di SMARTsend possono accedere anche al file Leggimi e alla Guida all'installazione

e all'amministrazione dal menu Start sul computer SMARTsend.

Per visualizzare e stampare le guide è necessario usare Adobe Acrobat Reader. Acrobat Reader è

disponibile sul sito Web Adobe all'indirizzo www.adobe.com.

Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend

La Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend contiene istruzioni dettagliate per

l'installazione e la configurazione del computer SMARTsend, dei client e dei dispositivi di scansione

supportati.

Per informazioni sull'installazione del software estensioni dispositivo SMARTsend, accedere e scaricare

la Guida all'installazione e amministrazione delle estensioni dispositivo dalla pagina Driver e

Download di SMARTsend sul sito Web www.xerox.com.

Guida per l'utente di SMARTsend

La Guida per l'utente di SMARTsend introduce i nuovi utenti a SMARTsend. Include una descrizione

generale di tutte le pagine e funzioni di SMARTsend, così come le istruzioni dettagliate per le attività

principali che gli utenti eseguono con SMARTsend.

Guida in linea

SMARTsend contiene una Guida in linea completa che supporta gli utenti nell'utilizzo dell'applicazione

anche dopo che sono state eseguite l'installazione e la configurazione iniziale. I collegamenti alla

guida in linea sono visualizzati nell'angolo superiore destro delle pagine di SMARTsend.

Schede di riferimento rapido

La documentazione di SMARTsend include le seguenti schede di riferimento rapido:

• Guida rapida per l'amministratore: contiene requisiti, procedure di installazione di base

e informazioni sulla configurazione del sito per gli amministratori di SMARTsend.

• Guida rapida per l'utente: contiene una descrizione generale di base e informazioni preliminari

per gli utenti generici di SMARTsend.

Nota: si sconsiglia di usare la Guida rapida per l'amministratore per la prima installazione

del prodotto. Per istruzioni dettagliate di pianificazione e installazione, fare riferimento alla

Guida all'installazione e all'amministrazione.

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

13

File Leggimi.txt

Il file Leggimi.txt contiene informazioni di supporto per il prodotto non disponibili al momento della

pubblicazione della documentazione. Le informazioni contenute al suo interno si rivolgono

prevalentemente agli amministratori di SMARTsend. Il file Leggimi.txt è accessibile nei vari modi

seguenti:

• Dopo aver installato SMARTsend:

Su un server Windows 2000, fare clic su Start > Programmi > Xerox > SMARTsend > Visualizza

file Leggimi.txt

- OPPURE -

Su un computer con Windows XP Professional o un server con Windows Server 2003, fare clic su

Start > Programmi > Xerox > SMARTsend > Visualizza file Leggimi.txt.

• Inserire il CD di SMARTsend nell'unità CD. Fare clic sul collegamento File LEGGIMI nel programma

di installazione del CD.

• Fare clic sul pulsante Visualizza file Leggimi durante l'installazione.

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SMARTsend

Guida per l’utente

14

Assistenza clienti

È possibile contattare Xerox per assistenza sia telefonicamente che tramite Internet.

Assistenza telefonica

Per ottenere assistenza, contattare telefonicamente Xerox e chiedere di parlare con un rappresentante

del servizio di assistenza clienti. Prima di chiamare, prendere nota del numero di serie di SMARTsend

facendo clic sul collegamento Informazioni nell'angolo superiore destro di qualsiasi pagina di

SMARTsend. Scrivere il numero di telefono nello spazio sottostante. Il numero di serie è necessario per

ottenere supporto tecnico da Xerox.

L'elenco dei numeri di telefono dei centri di assistenza clienti Xerox è disponibile nella tabella seguente.

Se il numero del centro di assistenza del proprio Paese non appare tra quelli in elenco, rivolgersi a un

rappresentante Xerox. Si consiglia di scrivere il numero di telefono nello spazio sottostante.

Numero di serie di SMARTsend Xerox

Nota: SMARTsend consente di gestire un numero limitato di dispositivi. Per conoscere il

numero di dispositivi supportati, fare clic sul collegamento Informazioni su di una qualsiasi

pagina di SMARTsend e individuare il numero di serie del prodotto. L'ultimo gruppo di cifre

che segue il numero di serie indica il numero di dispositivi supportati. Per impostazione

predefinita, le versioni Standard e Professional Edition di SMARTsend supportano la

configurazione di un massimo di cinque dispositivi.

Numeri del supporto telefonico Xerox

STATI UNITI 800-821-2797

STATI UNITI (TTY)

800-855-2880

CANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

15

Assistenza via Internet

Ulteriori suggerimenti e informazioni tecniche sono disponibili sul sito Web di Xerox, collegamento

Supporto e Driver, www.xerox.com. Individuare o cercare il prodotto in questione e accedere alle risorse

appropriate. I documenti elencati in questa sezione trattano argomenti specifici che richiedono

particolari procedure o forniscono note sulle applicazioni relative al funzionamento e alla

configurazione del prodotto Xerox.

Benvenuti in SMARTsend

SMARTsend

Guida per l’utente

16

SMARTsend

Guida per l’utente

17

2

Descrizione generale del

sito

Il questo capitolo vengono riepilogati i componenti principali della Home page utente con l'intento di

spiegare i punti di accesso all'applicazione SMARTsend e preparare gli argomenti affrontati nei capitoli

seguenti.

Contenuto del capitolo

• Accesso alla Home page utente apagina18

• Introduzione apagina20

• Flussi di lavoro apagina21

• Credenziali apagina22

• Opzioni di personalizzazione apagina23

Descrizione generale del sito

SMARTsend

Guida per l’utente

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Accesso alla Home page utente

SMARTsend è un'applicazione orientata al Web. La Home page utente è il punto di accesso principale

che consente di creare i flussi di lavoro, accedere ai flussi di lavoro e alle rispettive pubblicazioni, gestire

le credenziali e configurare le impostazioni personali.

Sono attualmente supportati i seguenti browser:

 Microsoft Internet Explorer versione 5.5 o successiva. (Per prestazioni ottimali, si raccomanda l'uso

di Internet Explorer).

 Netscape versione 7.2 o successiva.

 Mozilla versione 1.7 o successiva.

 Mozilla versione FireFox 1.0.6 o successiva.

Per accedere alla home page dell'utente:

1. Aprire una finestra del browser.

2. Immettere l'URL o l'indirizzo seguente:

http://[nome computer]/SMARTsend

dove nome computer è il nome del computer SMARTsend. Contattare l'amministratore

SMARTsend se non si conosce il nome del computer.

3. Premere Invio.

4. Verrà chiesto di immettere nome utente e password. Aggiungere il nome utente e la password e

fare clic su OK.

5. Viene visualizzata la pagina di benvenuto di SMARTsend. Selezionare Fare clic qui per accedere

aSMARTsend.

6. Viene visualizzata la Home page utente. Alcuni pulsanti e opzioni di SMARTsend sono visualizzati

in fondo alla pagina e potrebbero non risultare visibili in tutte le schermate. Se necessario, usare la

barra di scorrimento sulla destra per visualizzare la parte finale delle pagine. Se si modificano le

impostazioni contenute nella pagina, è necessario fare clic sul pulsante Salva o Salva con nome

nella parte inferiore della pagina per salvare le modifiche su determinate pagine.

Nota: se si utilizza un server proxy per connettersi a Internet, per connettersi a SMARTsend

può essere necessario configurare il browser in modo che ignori il server proxy. A questo

scopo, impostare l'esclusione del server proxy per tutti gli indirizzi locali o aggiungere

l'indirizzo IP e il nome host completo del computer SMARTsend all'elenco eccezioni del

server proxy. Per istruzioni dettagliate, rivolgersi all'amministratore.

Nota: gli strumenti per il blocco dei messaggi popup possono interferire con alcune finestre

di SMARTsend. Disabilitare tali strumenti di blocco per l'URL di SMARTsend. Per istruzioni

sulla disabilitazione dei blocchi popup, rivolgersi all'amministratore.

Descrizione generale del sito

SMARTsend

Guida per l’utente

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Descrizione della Home Page utente

La Home page utente indica con suggerimenti visivi chi è collegato, il nome del computer a cui l'utente

è connesso e il punto dell'applicazione in cui si trova l'utente.

Figura 2-1: Home page utente (Sezione superiore)

• Percorso di navigazione: indica la pagina corrente e le pagine visitate per arrivarci. Ad esempio,

quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro compare Home >> Esplora flusso di lavoro >>

Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione. Il testo è un collegamento a ogni pagina. Fare

clic sui collegamenti per accedere a qualsiasi pagina di SMARTsend del percorso.

• Computer / Nome utente: indica il nome del computer SMARTsend e l'utente attualmente

collegato.

Nota: in molte pagine di SMARTsend per vedere altri pulsanti o i messaggi di errore è

necessario far scorrere la pagina.

Percorso di

Computer / Nome utente

Descrizione generale del sito

SMARTsend

Guida per l’utente

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Introduzione

Il riquadro sinistro o la sezione Introduzione della Home page utente riporta lo stato dell'applicazione.

Le seguenti icone indicano lo stato di una fase della procedura o dell'applicazione:

Indica che un'operazione non è stata completata oppure che l'applicazione non è pronta per

l'uso.

Indica che un'operazione potrebbe non essere stata completata.

Indica che un'operazione è stata completata oppure che l'applicazione è pronta per l'uso.

Indirizzo e-mail

Prima di iniziare a gestire flussi di lavoro e credenziali, è necessario specificare un indirizzo e-mail.

L'indirizzo e-mail viene usato per inviare le conferme o come destinazione per il flusso di lavoro

E-mail_pers fornito con l'installazione di SMARTsend. Immettere il proprio indirizzo e-mail e fare clic

su Salva.

Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e-mail personale

Funzione della versione Professional Edition

Nonostante il flusso di lavoro E-mail_pers sia fornito con l'installazione di SMARTsend, anche questo

flusso di lavoro deve essere pubblicato prima di essere utilizzato. La creazione di un foglio di copertina

PaperWare è uno dei modi per pubblicare un flusso di lavoro. Usare questo collegamento per creare un

foglio di copertina per il flusso di lavoro My_E-mail. Vedere Capitolo 4, Pubblicazione dei flussi di lavoro,

per informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro.

Il flusso di lavoro My_E-mail viene utilizzato per inviare automaticamente un documento scansito

all'account e-mail del mittente della scansione. Il mittente è il titolare del foglio di copertina

PaperWare oppure la persona attualmente collegata al dispositivo multifunzione Xerox. Tuttavia, se il

dispositivo richiede l'autenticazione, la scansione viene sempre inviata alla persona collegata al

dispositivo.

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Xerox SmartSend Guida utente

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