Xerox SmartSend Guida utente

Versione 2.0

Guida per l'utente

ii

5 ottobre 2005

Preparazione a cura di:

Xerox Corporation

Global Knowledge & Language Services

800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S

Webster, New York 14580

Stati Uniti

Traduzione a cura di:

Xerox

GKLS European Operations

Bessemer Road

Welwyn Garden City

Hertfordshire AL7 1BU

Regno Unito

XEROX

®

, la X

®

stilizzata, CentreWare

®

, Document Centre

®

, WorkCentre

®

Pro, DocuShare

®

, FlowPort

®

,

PaperWare, SMARTsend e FreeFlow sono marchi di Xerox Corporation negli Stati Uniti e in altri Paesi.

DataGlyph

®

è un marchio di Palo Alto Research Center, Inc.

Adobe e Acrobat sono marchi registrati di Adobe Systems, Incorporated.

IBM, Lotus, Domino e Domino.Doc sono marchi registrati di IBM Corporation.

NetWare è un marchio registrato di Novell, Inc.

Flash è un marchio di Macromedia, Inc.

Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet

Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint e Internet Information Services (IIS) sono marchi

registrati di Microsoft Corporation.

Netscape Navigator è un marchio registrato di Netscape Communications Corporation.

WordPerfect è un marchio registrato di Corel Corporation.

WorkSite è un marchio di Interwoven, Inc.

Hummingbird DM è un marchio di Hummingbird, Ltd.

Documentum è un marchio registrato di EMC Corporation.

LiveLink è un marchio registrato di Open Text Corporation.

Xerox PDF Reader Powered by Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com

Guida per l'utente di SMARTsend iii

Capitolo 1 Benvenuti in SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1

Funzionalità in questa versione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

Novità di questa versione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

Descrizione generale di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

Documentazione di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

Guida per l'utente di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Guida in linea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Schede di riferimento rapido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

File Leggimi.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

Assistenza clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Assistenza telefonica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Assistenza via Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Capitolo 2 Descrizione generale del sito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1

Accesso alla Home page utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Descrizione della Home Page utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

Indirizzo e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e-mail personale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

Flussi di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

Credenziali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Aggiungi una nuova credenziale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Gestione di credenziali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Opzioni di personalizzazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

Indirizzo e-mail di conferma lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Preferenze del sito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

Gestione di Profili attributo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Capitolo 3 Flussi di lavoro di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1

Descrizione generale del flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

Esplora flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

Attività flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

Visualizzazioni flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

Dettagli del flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-4

Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

Creazione di un Nuovo flusso di lavoro di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-5

Creazione di un flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6

Modifica di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

Cancellazione di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9

Destinazioni documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

Aggiunta/rimozione delle destinazioni elencate di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Aggiunta di nuove destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

Modifica delle destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-12

Indice generale

iv Guida per l'utente di SMARTsend

Cancellazione delle destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12

Gestione delle credenziali di destinazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-13

Proprietà destinazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-15

Nome e tipo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24

Nome documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24

Tipo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-26

Attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-34

Profili attributo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-34

Campi attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-35

Proprietà attributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-36

Mapping attributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-38

Salva flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40

Conferma lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Accesso al flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40

Riepilogo flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41

Nome e descrizione flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Opzioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41

Appendice A: Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete . . . . . . . . . . 3-42

Appendice B: Creazione di un flusso di lavoro campione per e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-44

Appendice C: Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend 3-46

Appendice D: Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend 3-47

Capitolo 4 Flussi di lavoro di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1

Descrizione generale del flusso di lavoro di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Aggiunta di un flusso di lavoro di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Creazione di un nuovo flusso di lavoro di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Posizioni ricerca documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Aggiunta/rimozione delle posizioni di ricerca elencate di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Aggiunta di nuove posizioni di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Modifica delle posizioni di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

Cancellazione delle posizioni di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Risultati ricerca documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Formato risultati ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Conferma lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Riepilogo ricerca documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

Nome e descrizione flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Opzioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Pubblicazione di un flusso di lavoro di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9

Criteri di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-9

Utilizzo di un flusso di lavoro di ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10

Capitolo 5 Pubblicazione dei flussi di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1

Descrizione generale della pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Modelli scansione dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Fogli di copertina PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

Impostazioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

Guida per l'utente di SMARTsend v

Attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4

Profilo di scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-5

Personalizzazione profili scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8

Uso di un foglio di copertina PaperWare con un Internet Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-10

Impostazioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-10

Destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-11

Attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-11

Impostazioni di scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-12

Visualizzazione delle pubblicazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14

Dettagli pubblicazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-14

Aggiunta o eliminazione di dispositivi da una pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-15

Cancellazione delle pubblicazioni di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Cancellazione di singole pubblicazioni di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Cancellazione di tutte le pubblicazioni di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-16

Capitolo 6 Operazioni di scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1

Prima di eseguire la scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

Effetti della pubblicazione sulla scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3

Scansione con un modello di scansione dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4

Scansione con un foglio di copertina PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Flussi di lavoro con attributi documento modificabili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-5

Impostazioni di scansione PaperWare personalizzate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

Rigenerazione del foglio di copertina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7

Problemi comuni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8

Indice analitico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .INDICE ANALITICO-1

vi Guida per l'utente di SMARTsend

1-1

1

Benvenuti in SMARTsend

In questo capitolo vengono descritte caratteristiche e funzioni del software Xerox FreeFlow™

SMARTsend™ e i servizi di supporto disponibili nella documentazione di entrambe le applicazioni

e

attraverso i servizi di supporto Xerox.

Contenuto del capitolo

 Funzionalità in questa versione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

 Novità di questa versione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

 Descrizione generale di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

 Documentazione di SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

 Assistenza clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

1-2 Benvenuti in SMARTsend

Funzionalità in questa versione

SMARTsend è disponibile nelle versioni Standard Edition e Professional Edition.

Funzioni comuni a entrambe le versioni

 Funzioni di creazione del flusso di lavoro che permettono di definire le operazioni di conversione e

trasmissione dei documenti cartacei da dispositivi multifunzione Xerox alle destinazioni seguenti:

 Server DocuShare

 Server Domino

 Server Domino.Doc

 Posizione FTP

 Cartella Web Microsoft Exchange 2000

 Microsoft SharePoint Portal Server 2001

 Microsoft SharePoint Portal Server 2003

 Cartella NetWare

 Cartella di rete

 Stampante remota

 Posizione URL

 Collegamento all'applicazione esterna

 Funzioni di pubblicazione e gestione del flusso di lavoro

 Strumenti di backup e ripristino: per la memorizzazione di flussi di lavoro SMARTsend, credenziali,

preferenze utente, configurazioni dispositivo e impostazioni di carattere generale.

 Utilità di importazione modelli: per l'importazione di modelli di Servizi di scansione di rete CentreWare

in SMARTsend.

 Utilità di esportazione cronologia lavori: per la creazione di un file di testo di cronologia dei lavori per

l'analisi e la creazione di rapporti.

Funzioni della versione Professional Edition

La versione Professional Edition comprende le seguenti funzionalità aggiuntive:

 OCR (Riconoscimento ottico dei caratteri)

 Scansione con fogli di copertina PaperWare

Componenti facoltativi per le versioni Standard e Professional

È possibile acquistare i seguenti componenti da Xerox da aggiungere a entrambe le versioni di SMARTsend:

 Supporto destinazione di Documentum versione 5.2

 Supporto destinazione di Hummingbird versione 5.1.0.5

 Supporto destinazione di Interwoven WorkSite versione 8

 Supporto di LiveLink versione 9.5.0

Componenti facoltativi per la versione Professional

È possibile aggiungere i seguenti componenti a SMARTsend Professional Edition:

 TrueMatch: una tecnologia Xerox brevettata che consente di individuare documenti elettronici da parti

di scansione del documento cartaceo originale.

Novità di questa versione 1-3

Novità di questa versione

La versione attuale di SMARTsend fornisce molte funzioni nuove e migliorate. Le modifiche più

importanti

sono:

 Il programma di installazione di SMARTsend è stato aggiornato in modo da consentire aggiornamenti

da precedenti versioni senza interruzioni.

 SMARTsend può essere installato anche su uno dei sistemi operativi supportati unitamente a VMware

(GSX Server versione 3.2.0, Workstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

 SMARTsend supporta l'installazione su computer con sistema operativo Windows XP.

 Sono state aggiunte numerose opzioni di formato file e di compressione file avanzata. Gli utenti

possono ora generare un singolo flusso di lavoro che creerà un unico formato di file per ogni

destinazione.

 Le credenziali di DocuShare possono ora essere definite a livello di server. Le precedenti versioni di

SMARTsend richiedevano le credenziali per ogni raccolta di DocuShare.

 Le destinazioni di SharePoint Portal Server 2003 non richiedono più l'installazione delle raccolte

documenti compatibili con le versioni precedenti di SharePoint.

 SMARTsend offre ora una migliorata integrazione con i dispositivi Xerox più recenti. Questo

miglioramento limita le modifiche su determinate impostazioni durante la scansione in modo da

evitare

risultati indesiderati o scansioni non riuscite.

 È ora possibile mascherare i campi degli attributi documento (metadati) e/o definirli come campi

obbligatori. Queste modifiche aumentano la protezione e aiutano ad assicurare una perfetta scansione

dei documenti.

 È stato aggiunto il supporto a SNMP v3 in modo da fornire opzioni di rilevamento dispositivi e

protezione.

 È stato aggiunto il supporto ai protocolli di trasferimento dati HTTP e HTTPS per fornire ulteriori

opzioni di configurazione di dispositivo e protezione avanzata.

 SMARTsend fornisce ora capacità di inoltro di moduli PaperWare. L'inoltro di moduli PaperWare

consente di configurare i computer SMARTsend in modo da elaborare i fogli di copertina PaperWare

creati con altri computer SMARTsend o Flowport Xerox. Questa opzione migliora l'utilizzabilità e

incrementa l'efficacia di SMARTsend all'interno dell'azienda aumentando di fatto il numero di dispositivi

che è possibile utilizzare per eseguire lavori di scansione da un singolo foglio di copertina PaperWare.

 È possibile configurare il modello di scansione predefinito per l'interazione con i fogli di copertina

PaperWare.

 È ora possibile configurare il computer SMARTsend come sito Web protetto. Questa opzione di

configurazione fa della trasmissione dati codificata HTTPS e SSL un requisito per tutte le comunicazioni

tra SMARTsend, i dispositivi e i client che serve.

 È stata aggiunta una nuova destinazione Collegamento all'applicazione esterna che consente agli utenti

di effettuare scansioni di documenti ed elaborare i file risultanti con applicazioni esterne. Questa

funzione è destinata all'utilizzo da parte di utenti avanzati e integratori di sistema.

 I flussi di lavoro non forniscono meccanismi per la personalizzazione e l'esportazione di Registri lavori

su destinazioni FTP e Cartella di rete.

1-4 Benvenuti in SMARTsend

 Le nuove funzioni seguenti sono componenti facoltativi che possono essere aggiunti alla

configurazione base di SMARTsend:

 Supporto Documentum versione 5.2

 Supporto Hummingbird versione 5.1.0.5

 Supporto Interwoven WorkSite versione 8

 Supporto di LiveLink versione 9.5.0

 TrueMatch… una tecnologia Xerox brevettata che consente di individuare documenti elettronici da

parti di scansione del documento cartaceo originale. (Si richiede SMARTsend Professional Edition

per questo componente.)

Descrizione generale di SMARTsend 1-5

Descrizione generale di SMARTsend

SMARTsend combina, migliorandole, molte delle funzionalità avanzate di due prodotti Xerox, FlowPort™

e

Servizi di scansione di rete CentreWare™, in una sola applicazione software integrata. Progettato per

la

piattaforma Microsoft .NET, SMARTsend interagisce con i nuovi e i precedenti sistemi multifunzione

Xerox

avanzati, così come con molti tipi di dispositivi Internet Fax di Xerox e altri produttori.

Utilizzando SMARTsend, è possibile effettuare scansioni di documenti cartacei a colori e convertirli in una

varietà di formati digitali standard come PDF, JFIF/JPEG, TIFF e TIFF multipagina. SMARTsend è in grado

anche di convertire i documenti scansiti in file modificabili come Excel, Word, PowerPoint o PDF con

ricerca testuale. I file risultanti possono essere modificati, spostati, salvati e condivisi. È permesso all'utente

anche di aggiungere informazioni descrittive (metadati) che verranno associate ai documenti scansiti.

La

versatilità di queste funzioni rende semplice catalogare, cercare e trovare i documenti scansiti.

Applicazione basata sul Web

SMARTsend è un'applicazione basata sul Web per cui non richiede ulteriori software client. Gli utenti

possono creare con facilità flussi di lavoro che definiscono il tipo di documento scansito, le posizioni di

distribuzione e i processi, e i dispositivi che possono essere utilizzati per sottomettere i lavori di scansione

di

SMARTsend. Il flusso di lavoro viene quindi pubblicato per renderlo disponibile agli utenti come modello

di scansione di dispositivo o come foglio di copertina PaperWare. Queste pubblicazioni rendono semplice

per chiunque la scansione di un documento e la distribuzione dei file elettronici risultanti a un ampia varietà

di destinazioni comprendenti indirizzi e-mail, cartelle di rete, cartelle FTP, stampanti remote, applicazioni

esterne, indirizzi URL di Web, archivi Domino e Domino.doc, archivi Microsoft SharePoint Portal Server

e

archivi DocuShare Xerox. Ulteriori destinazioni, come gli archivi per la gestione di documenti avanzati,

possono essere aggiunte come componenti facoltativi.

Facilità di utilizzo

SMARTsend è progettato con l'obiettivo di essere facilmente utilizzabile, versatile e sicuro. Una procedura

guidata assiste gli utenti in tutte le attività complesse e istruzioni descrittive, unitamente a messaggi di stato

e informazioni di sistema di aiuto, vengono visualizzate in tutte le schermate di SMARTsend. Gli utenti

possono impostare segnalazioni di conferma stampata o tramite e-mail e gli amministratori possono tenere

traccia dei livelli di utilizzo dei dispositivi e ottenere audit trail per esigenze di sicurezza e legali. Dove la

sicurezza è importante, SMARTsend è un passo avanti rispetto alla concorrenza con il supporto agli ultimi

protocolli di protezione e alle opzioni di configurazione di protezione del sito Web. Inoltre, l'architettura

.NET è aperta e flessibile, facilita l'integrazione con altri programmi e offre la possibilità di espandere

capacità e funzioni che Xerox presenterà in futuro.

1-6 Benvenuti in SMARTsend

Documentazione di SMARTsend

La documentazione di SMARTsend è disponibile in vari formati, compresa la versione stampabile delle

guide in formato PDF di Adobe Acrobat. Per accedere alla documentazione selezionare i collegamenti

visualizzati nelle home page di SMARTsend o i collegamenti nel programma avvio automatico del CD.

Gli

amministratori di SMARTsend possono accedere anche al file Leggimi e alla Guida all'installazione

e

all'amministrazione dal menu Start sul computer SMARTsend.

Per visualizzare e stampare le guide è necessario usare Adobe Acrobat Reader. Acrobat Reader è

disponibile

sul sito Web Adobe all'indirizzo www. adobe.com.

Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend

La Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend contiene istruzioni dettagliate per

l'installazione e la configurazione del computer SMARTsend, dei client e dei dispositivi di scansione

supportati.

Guida per l'utente di SMARTsend

La Guida per l'utente di SMARTsend introduce i nuovi utenti a SMARTsend. Include una descrizione

generale di tutte le pagine e funzioni di SMARTsend, così come le istruzioni dettagliate per le attività

principali che gli utenti eseguono con SMARTsend.

Guida in linea

SMARTsend contiene una Guida in linea completa che supporta gli utenti nell'utilizzo dell'applicazione

anche dopo che sono state eseguite l'installazione e la configurazione iniziale. I collegamenti alla guida

in

linea sono visualizzati nell'angolo superiore destro delle pagine di SMARTsend.

Schede di riferimento rapido

La documentazione di SMARTsend include le seguenti schede di riferimento rapido:

 Guida rapida per l'amministratore: contiene requisiti, procedure di installazione di base e

informazioni sulla configurazione del sito per gli amministratori di SMARTsend.

 Guida rapida per l'utente: contiene una descrizione generale di base e informazioni preliminari

per

gli utenti generici di SMARTsend.

NOTA: si sconsiglia di usare la Guida rapida per l'amministratore per la prima installazione del prodotto.

Per istruzioni dettagliate di pianificazione e installazione, fare riferimento alla Guida all'installazione e

all'amministrazione.

Documentazione di SMARTsend 1-7

File Leggimi.txt

Il file Leggimi.txt contiene informazioni di supporto per il prodotto non disponibili al momento della

pubblicazione della documentazione. Le informazioni contenute al suo interno si rivolgono prevalentemente

agli amministratori di SMARTsend. Il file Leggimi.txt è accessibile nei vari modi seguenti:

 Dopo aver installato SMARTsend:

Su un server Windows 2000, fare clic su Start > Programmi > Xerox > SMARTsend > Visualizza file

Leggimi.txt

– OPPURE –

Su un computer con Windows XP Professional o un server con Windows Server 2003, fare clic su

Start

> Programmi > Xerox > SMARTsend > Visualizza file Leggimi.txt.

 Inserire il CD di SMARTsend nell'unità CD. Fare clic sul collegamento File LEGGIMI nel programma

di installazione del CD.

 Fare clic sul pulsante Visualizza file Leggimi durante l'installazione.

1-8 Benvenuti in SMARTsend

Assistenza clienti

È possibile contattare Xerox per assistenza sia telefonicamente che tramite Internet.

Assistenza telefonica

Per ottenere assistenza, contattare telefonicamente Xerox e chiedere di parlare con un rappresentante del

servizio di assistenza clienti. Prima di chiamare, prendere nota del numero di serie di SMARTsend facendo

clic sul collegamento Informazioni nell'angolo superiore destro di qualsiasi pagina di SMARTsend. Scrivere

il numero di telefono nello spazio sottostante. Il numero di serie è necessario per ottenere supporto tecnico

da Xerox.

L'elenco dei numeri di telefono dei centri di assistenza clienti Xerox è disponibile nella tabella seguente.

Se

il numero del centro di assistenza del proprio Paese non appare tra quelli in elenco, rivolgersi a un

rappresentante Xerox. Si consiglia di scrivere il numero di telefono nello spazio sottostante.

Assistenza via Internet

Ulteriori suggerimenti e informazioni tecniche sono disponibili sul sito Web di Xerox, collegamento

Supporto e Driver,

www.xerox.com. Individuare o cercare il prodotto in questione e accedere alle risorse

appropriate. I documenti elencati in questa sezione trattano argomenti specifici che richiedono particolari

procedure o forniscono note sulle applicazioni relative al funzionamento e alla configurazione del

prodotto

Xerox.

Numero di serie di SMARTsend Xerox

NOTA: SMARTsend consente di eseguire la gestione di un numero limitato di dispositivi. Per conoscere

il numero di dispositivi supportati, fare clic sul collegamento Informazioni di una qualsiasi pagina di

SMARTsend e trovare il numero di serie del prodotto. L'ultimo gruppo di cifre che segue il numero di serie

indica il numero di dispositivi supportati. È, tuttavia, possibile acquistare pacchetti di licenze aggiuntive

che consentono di gestire ulteriori dispositivi.

Numeri del supporto telefonico Xerox

STATI UNITI 800-821-2797

STATI UNITI (TTY)

800-855-2880

CANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

2-1

2

Descrizione generale del sito

Il questo capitolo vengono riepilogati i componenti principali della Home page utente con l'intento

di

spiegare i punti di accesso all'applicazione SMARTsend e preparare gli argomenti affrontati nei

capitoli

seguenti.

Contenuto del capitolo

 Accesso alla Home page utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

 Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

 Flussi di lavoro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

 Credenziali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

 Opzioni di personalizzazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

2-2 Descrizione generale del sito

Accesso alla Home page utente

SMARTsend è un'applicazione orientata al Web. La Home page utente è il punto di accesso principale che

consente di creare i flussi di lavoro, accedere ai flussi di lavoro e alle rispettive pubblicazioni, gestire le

credenziali e configurare le impostazioni personali.

Sono attualmente supportati i seguenti browser:

 Microsoft Internet Explorer versione 5.5 o superiore. (Per prestazioni ottimali, si raccomanda l'uso di

Internet Explorer.)

 Netscape versione 7.0 o superiore.

 Mozilla versione 1.7 o successive.

 Mozilla versione FireFox 1.0.6 o successive.

Per accedere alla Home page utente:

1 Aprire una finestra del browser.

2 Immettere l'URL o l'indirizzo seguente:

http://[nome computer]/SMARTsend

dove nome computer è il nome del computer SMARTsend. Contattare l'amministratore SMARTsend

se

non si conosce il nome del computer.

3 Premere Invio.

4 Verrà chiesto di immettere nome utente e password. Aggiungere il nome utente e la password e fare clic

su OK.

5 Viene visualizzata la pagina di benvenuto di SMARTsend. Selezionare Fare clic qui per accedere a

SMARTsend.

6 Viene visualizzata la Home page utente. Alcuni pulsanti e opzioni di SMARTsend sono visualizzati in

fondo alla pagina e potrebbero non risultare visibili in tutte le schermate. Se necessario, usare la barra di

scorrimento sulla destra per visualizzare la parte finale delle pagine. Se si modificano le impostazioni

contenute nella pagina, è necessario fare clic sul pulsante Salva o Salva con nome nella parte inferiore

della pagina per salvare le modifiche su determinate pagine.

NOTA: se si utilizza un server proxy per connettersi a Internet, per connettersi a SMARTsend può

essere

necessario configurare il browser in modo che ignori il server proxy. A questo scopo, impostare

l'esclusione del server proxy per tutti gli indirizzi locali o aggiungere l'indirizzo IP e il nome host

completo

del computer SMARTsend all'elenco eccezioni del server proxy. Per istruzioni dettagliate,

rivolgersi all'amministratore.

NOTA: gli strumenti per il blocco dei messaggi popup possono interferire con alcune finestre di

SMARTsend. Disabilitare tali strumenti di blocco per l'URL di SMARTsend. Per istruzioni sulla

disabilitazione dei blocchi popup, rivolgersi all'amministratore.

Accesso alla Home page utente 2-3

Descrizione della Home Page utente

La Home page utente indica con suggerimenti visivi chi è collegato, il nome del computer a cui l'utente è

connesso e il punto dell'applicazione in cui si trova l'utente.

Figura 2-1: Home page utente (Sezione superiore)

 Percorso di navigazione: indica la pagina corrente e le pagine visitate per arrivarci. Ad esempio,

quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro compare Home >> Esplora flusso di lavoro >>Aggiungi

un nuovo flusso di lavoro di distribuzione. Il testo è un collegamento a ogni pagina. Fare clic sui

collegamenti per accedere a qualsiasi pagina di SMARTsend del percorso.

 Computer / Nome utente: indica il nome del computer SMARTsend e l'utente attualmente collegato.

NOTA: in molte pagine di SMARTsend per vedere altri pulsanti o i messaggi di errore è necessario far

scorrere la pagina.

Percorso di navigazione

Computer / Nome utente

2-4 Descrizione generale del sito

Introduzione

Il riquadro sinistro o la sezione Introduzione della Home page utente riporta lo stato dell'applicazione.

Le seguenti icone indicano lo stato di una fase della procedura o dell'applicazione:

Indica che un'operazione non è stata completata oppure che l'applicazione non è pronta per l'uso.

Indica che un'operazione potrebbe non essere stata completata.

Indica che un'operazione è stata completata oppure che l'applicazione è pronta per l'uso.

Indirizzo e-mail

Prima di iniziare a gestire flussi di lavoro e credenziali, è necessario specificare un indirizzo e-mail.

L'indirizzo e-mail viene usato per inviare le conferme o come destinazione per il flusso di lavoro My_E-mail

fornito con l'installazione di SMARTsend. Immettere il proprio indirizzo e-mail e fare clic su Salva.

Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e-mail

personale

Funzione della versione Professional Edition

Nonostante il flusso di lavoro My_E-mail sia fornito con l'installazione di SMARTsend, anche questo flusso

di lavoro deve essere pubblicato prima di essere utilizzato. La creazione di un foglio di copertina PaperWare

è uno dei modi per pubblicare un flusso di lavoro. Usare questo collegamento per creare un foglio di

copertina per il flusso di lavoro My_E-mail. Vedere

Capitolo 5, Pubblicazione dei flussi di lavoro, per

informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro.

Il flusso di lavoro My_E-mail viene utilizzato per inviare automaticamente un documento scansito

all'account e-mail del mittente della scansione. Il mittente è il titolare del foglio di copertina PaperWare

oppure la persona attualmente collegata al dispositivo multifunzione Xerox. Tuttavia, se il dispositivo

richiede l'autenticazione, la scansione viene sempre inviata alla persona collegata al dispositivo.

Flussi di lavoro 2-5

Flussi di lavoro

Aggiungere un nuovo flusso di lavoro

I flussi di lavoro possono essere creati da qualsiasi utente. Il collegamento Aggiungi nuovo attiva una

procedura guidata che descrive tutte le fasi di definizione di destinazioni e attributi documento e la specifica

delle impostazioni del flusso di lavoro.

Ve de re Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione a pagina 3-5

per ulteriori informazioni sull'aggiunta di flussi di lavoro.

Gestione di Flussi di lavoro personali

Questo collegamento apre la pagina Editor flusso di lavoro dalla quale è possibile gestire i flussi di lavoro

e

le pubblicazioni. Da Editor flusso di lavoro si possono visualizzare, aggiungere, modificare, cancellare e

pubblicare i flussi di lavoro oltre a visualizzare e a cancellare le pubblicazioni. Per ulteriori informazioni

su

Editor flusso di lavoro, vedere il Capitolo 3, Flussi di lavoro di distribuzione.

Visualizza Flussi di lavoro

Questo collegamento apre la pagina Esplora flusso di lavoro dalla quale è possibile visualizzare tutti i

flussi

di lavoro pubblici e i flussi di lavoro privati di cui si è titolare. Le attività flusso di lavoro disponibili

sul pannello di sinistra dipendono dal flusso selezionato dall'elenco del pannello di destra. Per ulteriori

informazioni su Esplora flusso di lavoro, vedere il

Capitolo 3, Flussi di lavoro di distribuzione.

2-6 Descrizione generale del sito

Credenziali

Le credenziali di scansione sono necessarie per tutte le destinazioni che richiedono la specifica delle

credenziali per archiviare i documenti di scansione, ad esempio, DocuShare, Domino, Microsoft Exchange,

FTP, Cartella NetWare, Cartella di rete e Microsoft SharePoint. L'area Credenziali permette di aggiungere

e

modificare le credenziali (nome di accesso/password) per le destinazioni di scansione.

Aggiungi una nuova credenziale

Quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro, un messaggio richiede di aggiungere le credenziali per le

nuove destinazioni.

Vedere Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione a pagina 3-5. È possibile

anche aggiungere le credenziali per le nuove destinazioni mediante il collegamento Aggiungi una nuova

credenziale della Home page utente. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di credenziali, vedere

Gestione

delle credenziali di destinazione a pagina 3-13.

Gestione di credenziali

Se vengono modificate le credenziali di una destinazione esistente, le nuove credenziali devono essere

riportate sul computer SMARTsend per consentire l'esecuzione del lavoro di scansione. Le credenziali

per

le destinazioni possono essere gestite usando il collegamento Gestione di Credenziali. Per ulteriori

informazioni sulla modifica o l'eliminazione di credenziali, vedere

Gestione delle credenziali di destinazione

a pagina 3-13.

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Xerox SmartSend Guida utente

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